Cómo organizar un congreso formativo online diferenciador

Congreso online formativo internacional. Mi experiencia co-creando el evento diferenciador Zoommit

Quizá has oído o leído que lo primero que tienes que hacer para montar un evento formativo online es crear la estrategia de venta de tu curso, produco o servicio que ofrecerás durante el mismo. Ok, eso está bien y te aconsejo que lo hagas pero también dependerá del momento, de las circunstancias y de los objetivos que tengas a la hora de organizarlo y crearlo.

Hoy te ofrezco una perspectiva diferente de cómo organizamos y co-creamos el Congreso Online de DonnaOn Italia, el Congreso Zoommit.

Como sabes, debido a la pandemia todos los eventos presenciales del 2020 se anularon y solo nos quedó la esperanza de que pasara pronto para poder reanudar la actividad en persona. Nada más lejos de la realidad y mucho menos en el plano de los congresos y eventos presenciales.

Déjame que te ponga un poquito en contexto.

¿Qué es DonnaOn Internacional?

DonnaOn Italia es el primer Congreso Internacional de mujeres emprendedoras que saben que su crecimiento profesional está estrechamente unido a su crecimiento personal y lo trabajan para llegar a sus más grandes ambiciones. La cita tenía lugar año tras año el fin de semana del 8 de marzo coincidiendo con el Día Internacional de la Mujer, reuniéndonos cientos y cientos de mujeres de todos los lugares de la península itálica.

Pero el mazazo de 2020 interrumpió este bonito encuentro mandándolo y transformándolo al formato online.

Y es aquí cuando te hablo de su fundadora, Carina Fisicaro. Mujer fuerte, ambiciosa, independiente, luchadora y que admiro profundamente. Tuvo la intuición (y certeza, también hay que decirlo) de virar el congreso presencial al online pero no tenía experiencia en este nuevo terreno y, sobre todo, quería por todos los medios diferenciarse de lo que estaba haciendo todo el mundo, vídeos (en directo o en diferido) de personas hablando y hablando sin parar a través de una pantalla y más aburridos que pasar una cuarenta de días y días encerrados en casa (ejem, ejem).

Carina no solo me contrató para ayudarla a crear y organizar el congreso, me hizo socia del mismo y fue la experiencia más retadora y emocionante del momento.

¿Qué hicimos para lograr emocionar a casi 1.000 personas?

Lo primero de todo fue marcarnos unos objetivos SMART (ya sabes, específicos, medibles, alcanzables, realistas y dentro de un tiempo determinado) tanto a nivel empresarial (del propio congreso) como a nivel educativo (de la formación facilitada en el congreso).

Determinamos las tres grandes áreas y temáticas del Zoommit: espiritualidad, dinero y negocio y pensamos muuuuucho en la estructura ganadora para ofrecer una experiencia organizada pero memorable.

Elegimos el formato que mejor se adaptaba a los objetivos, a la temática y a las participantes. Dudamos entre vídeos pregrabados de cada una de las speakers, entrevistas también pregrabadas o ponencias en directo. Al final triunfó por unanimidad hacerlo en directo para primar la experiencia de las participantes por encima de todo.

Una vez elegida la temática y el formato, pasamos a elegir a las ponentes especializadas en las temáticas. Esta parte fue una de las más fáciles y llevaderas ya que contábamos con ellas para el formato presencial.

Elegimos las fechas del Zoommit no sin antes cambiarla unas cuantas veces. Sí, creíamos que lo podríamos llevar a cabo mucho antes, pero, al establecer los timings (te lo explico en el paso siguiente) nos dimos cuenta de que no era realista.

De aquí pasamos a delimitar los tiempos que necesitábamos tanto del proyecto como de la formación. 

Cómo delimitar timings en una formación online

1.      Ten muy claros los objetivos y no solo eso, respétalos ya que actúan de faro en todo el proceso de creación. 

2.    Sé consciente y acepta que la atención online es limitada con lo cual, las ponencias no excedieron los 45 minutos.

3.     Emplea técnicas pedagógicas emergentes para dinamizar y captar la atención de los participantes como son los energizers, orientados a aumentar la energía del grupo. Te doy algunos ejemplos del mismo Zoommit: podcast de artistas invitados, karaoke, meditación, virtual dance, un poquito de estiramientos y fitness, experiencia sobre cómo maquillarse para estar delante de la cámara, truco de magia, E-card festiva… Sin olvidarnos de pausas para ir al baño, tomar un café…

La verdad es que fue un gran reto para nosotras estructurar y coordinar todo para que la experiencia de aprendizaje fuera más allá y cumpliera todas las expectativas. Por lo tanto, una de las acciones que decidimos realizar fue la formación por mi parte de las speakers del congreso.

Eso es, construimos una formación interna para facilitar a las speakers la creación de sus ponencias más participativas, más dinámicas y respetando los tiempos.

Cómo delimitar timings para que un congreso de formación online llegue a buen puerto

Parecíamos el conejo de Alicia en el país de las maravillas, de verdad.

Para que el congreso de formación online llegara a buen puerto, creamos una lista de acciones y tareas a realizar y definimos cómo, cuándo y quién debía llevarla a cabo. Por ejemplo, recopilar el material de las speakers para las participantes.

       ¿Cómo? Contactar con ellas mediante email y en los encuentros formativos antes del congreso. Recopilar los materiales. Subirlos a la nube. Generar un link para compartir. Agregarlo al programa del evento. 

-        ¿Cuándo? Entregarlo antes del 13 de diciembre.

-        ¿Quién? Tarea asignada a Carina y su asistente.

Y así con toda la lista de tareas, tales como:

- Buscar y contactar a patrocinadores.

- Crear documentos para las participantes, las speakers y los patrocinadores.

- Realizar las acciones de contacto.

- Elección de la tecnología amiga que nos ayudaría en todo el proceso.

- Establecer la estrategia de venta y de email marketing pre, durante y post evento.

- Crear el copy de los emails.

- Crear la landing page.

- Iniciar las acciones de comunicación en redes sociales: post, directos, vídeos…

Conclusiones

Para que un evento formativo online diferenciador salga la mar de bien debes tener en cuenta que existen tres fases importantes: antes del evento, durante el evento y después del evento. La fase previa al evento es la fase de diseño y planificación que nadie ve pero que después se siente y tienes que prepararla con bastante antelación. Nosotras empleamos unos dos meses para su puesta en marcha. La segunda fase, durante el evento es cuando le das al play y, como si de una orquesta se tratase, todas las piezas encajan y surge la armonía (o eso debería pasar). Y, por último, la fase final, la fase post evento es cuando damos las gracias a todos los agentes implicados, ofrecemos algún tipo de bonus, presentamos nuestros servicios e incluso, ofrecemos la opción de acceder permanentemente al contenido del mismo congreso.

En definitiva, más allá de que las participantes opinaran que les había encantado la experiencia y que se llevaban con ellas un gran aprendizaje de grandes profesionales, nuestro mayor logro fue que les resultó ameno, dinámico y entretenido, pero, sobre todo, que se les pasó volando. ¡Wow! Un congreso de un fin de semana entero con quince ponencias, todo un éxito visto el contexto en el que trabajábamos.

Con lo que, si tú también quieres dinamizar, personalizar y diferenciarte de lo que están haciendo otros, no dudes en contactar mis servicios de consultoría o auditoría donde trabajaremos todos los aspectos necesarios para garantizar que las sesiones formativas de tu evento dejen huella en los participantes.

O si quieres profundizar en esto de los Congresos Online y descubrir todo lo que necesitas saber para crear el tuyo propio, te recomiendo que vayas al post donde te doy pistas y trucos que pueden ayudarte mucho.

Un abrazo,

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